まずは、おおよその参加者を把握し、メンバーリストを作成しましょう。
新歓コンペや接待コンペなど、開催目的のある場合は、主賓を中心としたメンバー構成も大切です。
主要メンバーのスケジュールを中心に、集めたいメンバーが参加しやすい日程で調整しましょう。
シーズンによっては、予約の取りづらい時期もあるため、1~3カ月後を目処に、早めに調整しましょう。
メンバーリストを元に、メンバーに日程を伝え、参加の有無を確認しましょう。詳細が決まっていないため、開催日やおおよそのエリアなどを伝えます。
最近ではメールなどでの確認が一般的ですが、正式な場合は書面で案内しましょう。
始球式をお願いする人(主賓や、コンペ主催の代表)を決めておきましょう。
おおまかな参加費の予算設定をしましょう。